1. Verantwortlicher und Kontakt
Angegebener Plattformbetreiber: SPG-Connect GmbH, Härtleweg 6, 72513 Hettingen, Deutschland. Weitere Anbieterangaben stehen im Impressum. Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter info@spg-connect.ai. Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt ist und welche Aufsichtsbehörde zuständig ist, wird mit den Betreiberangaben geklärt.
Automatischer KI-Service
Gespeicherte Supportfragen werden nur mit ausdrücklicher KI-Freigabe zusammen mit dem gewählten Produktthema an OpenAI übermittelt. Bitte keine personenbezogenen Angaben, Bewerberdaten oder Geheimnisse eingeben. Frage, Antwort und Bearbeitungsstand werden im Portal gespeichert; ohne Freigabe erfolgt keine KI-Übermittlung. Der Hintergrunddienst verarbeitet die Anfrage auch bei geschlossenem Browser und wiederholt einen fehlgeschlagenen Versuch höchstens einmal. Die KI verfügt über keine Werkzeuge und keinen Zugriff auf Konten oder Akten. Automatische Antworten können als nicht gelöst gemeldet werden. Alte Anfragen werden nicht nachträglich an die KI gesendet. Eine ausschließliche Verarbeitung in der EU wird nicht zugesichert. Verbindliche Aufbewahrungs- und Löschfristen müssen vor dem Regelbetrieb ergänzt werden.
KI-Produkthilfe auf der Startseite
Auf Wunsch wird eine selbst eingegebene Produktfrage nach ausdrücklicher Bestätigung mit gepflegten Produktinformationen an OpenAI übertragen. Bitte keine personenbezogenen, vertraulichen oder Bewerberdaten eingeben. Eine automatische Musterprüfung erkennt nicht alle sensiblen Inhalte. Es werden keine Konten oder Bewerberakten abgerufen. SPG speichert Fragen und Antworten nicht dauerhaft; die Anfrage verwendet store:false. Dies ist keine Zusage, dass beim KI-Anbieter keinerlei Speicherung stattfindet. Für Missbrauchs- und Kostenbegrenzung werden aus der IP-Adresse täglich wechselnde, schlüsselbasierte Kennungen und Anfragezähler gespeichert; alte Zähler werden bei Nutzung nach Ablauf des Folgetags entfernt. Die Anzeige enthält keinen dauerhaften Chatverlauf. Anbietervereinbarungen und abschließende datenschutzrechtliche Angaben werden im Rahmen der bestehenden Entwurfsprüfung ergänzt.
Content-Assistent für Firmen
Berechtigte Firmenadministratoren und Personalbenutzer können ein öffentliches Firmenprofil, Textentwürfe, Planungstage, Bearbeitungsstände und Grafiken mit eigenen Fotos speichern. Die Inhalte sind innerhalb der zugeordneten Firma zugänglich. Bei einer bestätigten KI-Anfrage werden Thema, Firmenname, selbst gepflegte Firmenbeschreibung, Zielgruppe und Ton an OpenAI übertragen. Bewerber- und Personalakten sowie Fotos werden hierfür nicht abgerufen oder übertragen. Geben Sie ausschließlich freigegebene öffentliche Firmenangaben ein. Die Anfrage verwendet store:false; eine vollständige Speicherfreiheit beim Anbieter wird damit nicht zugesichert. KI-Entwürfe werden nach Erstellung im Firmenbereich gespeichert. Vorlagen, Grafikgestaltung und Bearbeitung gespeicherter Inhalte benötigen keinen KI-Aufruf. Ein Beitrag kann mit seinen gespeicherten Grafiken aus dem aktiven Datenbestand gelöscht werden; das Firmenprofil lässt sich ändern. Technische Auftragskennungen, Eingabeprüfsummen, Zeitpunkte und Status bleiben zur Vermeidung doppelter Aufrufe und zur Begrenzung der Nutzung gespeichert. Abschließende Aufbewahrungsregeln und der Umgang mit Sicherungen sind noch zu ergänzen. Ein einfacher Planungstag oder der Bearbeitungsstatus „Freigegeben“ veröffentlicht noch keinen Beitrag. Nach gesonderter Kontoverbindung und ausdrücklicher Terminfreigabe können berechtigte Firmenbenutzer Beiträge automatisch bei Meta veröffentlichen lassen. Dabei erhält Meta den freigegebenen Text und gegebenenfalls die Grafik. Für Instagram ist die Grafik während der Verarbeitung über einen zufälligen, zeitlich begrenzten Link abrufbar. Kontozugänge werden serverseitig verschlüsselt gespeichert. Termin, Freigebender, Kanal und Veröffentlichungsstatus werden im Firmenbereich gespeichert. Änderungen am Beitrag stoppen noch ausstehende Termine; laufende oder bereits veröffentlichte Beiträge werden dadurch nicht zurückgerufen. Das Entfernen der Verbindung löscht den gespeicherten Kontozugang und stoppt ausstehende Termine. Bei unklarem Versand erfolgt keine automatische Wiederholung. Externe Beiträge und Sicherungskopien werden durch das Löschen eines Entwurfs nicht entfernt.
2. Besuch der Website
Beim Abruf werden technisch unter anderem IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt und Browserinformationen an den Webserver übertragen. Die Website wird auf einem Hetzner-Server in Deutschland betrieben. Technische Fehlerprotokolle können Verbindungsinformationen enthalten. Sie dienen dem Betrieb und der Fehlersuche; vorgesehene Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot. Die verbindliche Aufbewahrungsdauer der Protokolle und Sicherungen wird noch festgelegt.
3. Anmeldung und geschützte Arbeitsbereiche
Für Benutzerkonten werden Benutzername, Anzeigename, Passwort-Hash, Firmenzuordnungen und Berechtigungen verarbeitet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Eine Anmeldung erzeugt eine zeitlich begrenzte Sitzung. Fehlversuche werden zur Missbrauchsbegrenzung verarbeitet. Je nach Nutzungsverhältnis kommen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht; die Zuordnung wird vor dem Regelbetrieb abschließend festgelegt.
Passwort-Wiederherstellung
Bei einer selbst angeforderten Wiederherstellung werden die hinterlegte Anmelde-E-Mail und eine zeitlich begrenzte Wiederherstellungsberechtigung verarbeitet. Der Einmal-Link wird über IONOS versandt und ist ab Anforderung 30 Minuten gültig. Neue Passwörter werden nur als gesalzene Hashes gespeichert. Nach erfolgreicher Änderung werden bestehende Sitzungen beendet. Wiederherstellungsdatensätze werden stündlich sowie bei weiteren Anfragen entfernt, sobald ihr Ablauf mehr als 24 Stunden zurückliegt; Ereignisse erfolgreicher Wiederherstellungen werden nach 90 Tagen beim nächsten Bereinigungslauf entfernt. Für die Begrenzung von Versuchen speichern wir schlüsselbasierte Kennungen der IP-Adresse beziehungsweise der eingegebenen E-Mail mit Zählern; abgelaufene Zähler werden stündlich sowie bei weiteren Anfragen entfernt. Versandnachrichten und Zustellprotokolle beim E-Mail-Anbieter können abweichenden Fristen unterliegen; abschließende Angaben werden ergänzt.
4. Firmenanfragen und E-Mail-Kontakt
Das derzeit eingeschränkte Registrierungsformular erfasst Firmen- und Adressdaten, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Paketwunsch und freiwillige Zusatzangaben. Nach dem Absenden wird ein Bestätigungslink über IONOS versandt. Er ist 48 Stunden gültig. Erst nach Bestätigung und Festlegung eines Passworts beziehungsweise Prüfung des bestehenden SPG-Passworts wird ein eigener Firmenbereich zugeordnet und eine siebentägige kostenlose Testphase gespeichert. Neue Passwörter werden ausschließlich als gesalzener Hash gespeichert. Der Link darf nicht weitergegeben werden. Eine kostenpflichtige Bestellung entsteht nicht. Nach Ablauf bleiben Daten einsehbar; Bearbeitung und automatische Eingänge pausieren. Bestehende Testphasen werden nicht rückwirkend verkürzt. Antworten werden an info@spg-connect.ai geleitet. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und Vorbereitung einer möglichen Geschäftsbeziehung; je nach Anliegen kommen Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO in Betracht. Eine automatische Löschung erledigter Firmenanfragen ist noch nicht eingerichtet.
5. Bewerbungen und Personalverwaltung
Bei Bewerbungen an einen Betrieb ist grundsätzlich der betreffende Arbeitgeber für den Bewerbungsprozess verantwortlich. Dessen eigene Hinweise müssen auf der jeweiligen Bewerbungsseite bereitgestellt werden; diese Plattformhinweise ersetzen sie nicht. Das Portal verarbeitet je nach Nutzung Kontaktdaten, Antworten auf Berufsfragen, Dokumente und Bearbeitungsstände im zugeordneten Firmenbereich. Berechtigungen begrenzen den Zugriff. Die vertraglichen Rollen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen sind vor dem produktiven Einsatz abschließend festzulegen. Die derzeit umgesetzten Archiv- und Löschfunktionen werden nachfolgend beschrieben. Der öffentliche Bewerbungseingang bleibt bis dahin eingeschränkt.
Archiv und sechsmonatige Löschfrist
Abgesagte und zurückgezogene Bewerbungen werden in der Oberfläche getrennt von aktiven Bewerbungen angezeigt. Archivieren ist weiterhin eine Speicherung und ersetzt die Löschung nicht. Berechtigte Firmenbenutzer bestätigen einmal das tatsächliche Datum der versendeten Absage oder des Rückzugs. Daraus berechnet das Portal sechs Kalendermonate. Ohne bestätigtes Datum erfolgt derzeit keine automatische Löschung; der Arbeitgeber muss das Datum ergänzen und die fristgerechte Bearbeitung sicherstellen. Ein erneutes Archivieren verlängert die Frist nicht.
Ein stündlicher Bereinigungslauf entfernt fällige Bewerbungen aus der laufenden Datenbank einschließlich zugehöriger Unterlagen, interner Notizen, Kommunikationsverläufe und zugeordneter importierter E-Mails. Ein Administrator kann bei einem konkreten Rechtsanspruch oder einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht eine begründete Ausnahme mit Enddatum hinterlegen. Diese technische Möglichkeit schafft selbst keine Rechtsgrundlage. Bei einer Einstellung gelten für erforderliche Personalaktendaten gesonderte Zwecke und Aufbewahrungsregeln.
Freiwilliger Talentpool
Ein Betrieb kann Bewerber über einen persönlichen Link zur Aufnahme in seinen Talentpool einladen. Die Einladung wird als E-Mail vorbereitet und erst nach Versandfreigabe verschickt. Bis zur Entscheidung werden Name, E-Mail-Adresse und gewünschte Position mit den Einladungsdaten bis zum Ablauf der siebentägigen Einladungsfrist vorgehalten; abgelaufene Einträge werden beim nächsten stündlichen Bereinigungslauf entfernt. Allein das Erstellen oder Öffnen des Links ist keine Zustimmung.
Erst mit ausdrücklichem Haken und Bestätigung stimmt die Person freiwillig zu, dass der Betrieb diese drei Angaben für sechs Kalendermonate ab der ersten Bestätigung speichert und zur Kontaktaufnahme wegen passender Stellen nutzt. Grundlage dieser Pool-Nutzung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Entscheidung hat keinen Einfluss auf eine aktuelle Bewerbung. Unterlagen und interne Bewertungen werden nicht in den Pool übernommen; die Löschfrist der Bewerbungsakte wird nicht verlängert. Wiederholtes Bestätigen verlängert auch die Pool-Frist nicht.
Die Zustimmung kann jederzeit über denselben persönlichen Link oder durch Kontakt mit dem Betrieb widerrufen werden. Über den Link wird der Pool-Eintrag sofort aus der laufenden Datenbank entfernt; die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Eine bestehende Bewerbung wird durch den Pool-Widerruf nicht automatisch gelöscht. Ein bestätigter Pool-Eintrag kann unabhängig von der Bewerbungsakte bis zu seinem eigenen Ablauf bestehen bleiben. Danach wird er beim nächsten stündlichen Bereinigungslauf entfernt.
Zur Dokumentation werden Einwilligungstext, Textversion, Bestätigungszeitpunkt und Ablauf gespeichert. Die zufällige persönliche Linkkennung wird serverseitig als Hash gespeichert. Ereignisse wie Bestätigung, Widerruf oder Löschung werden mit Zeitpunkt und internen Kennungen protokolliert; dafür werden keine Dokumentinhalte in das Ereignisprotokoll kopiert. Für diese Protokolle steht die abschließende Aufbewahrungsregel noch aus. Der Link ist vertraulich zu behandeln und zum späteren Widerrufen aufzubewahren.
Nachrichten an Bewerber
Nach ausdrücklicher Einrichtung eines eigenen Versandpostfachs können berechtigte Firmenbenutzer bearbeitete Nachrichtentexte an die in der Bewerbung hinterlegte Adresse freigeben. Absender, Empfänger, Inhalt, Freigabezeit und Versandstatus werden im Firmenbereich gespeichert. Beim Versand erhält der ausgewählte E-Mail-Anbieter die Nachricht und Adressdaten. Zugangsdaten für das Postfach werden verschlüsselt gespeichert und nicht an andere Firmen ausgegeben. SPG setzt keine Öffnungspixel ein. Antworten aus dem verbundenen Eingang werden bei passendem Nachrichtenbezug und Absender zugeordnet; andere Nachrichten benötigen manuelle Prüfung. Eine Adresse ist allein kein Nachweis der Identität des Absenders. Terminbezogene Erinnerungen benötigen eine eigene Freigabe und werden bei geänderten Termindaten gestoppt. Ein unklarer Versandstatus löst keinen automatischen Neuversand aus. Der Verlauf wird beim Löschen der zugehörigen Bewerbung mit entfernt; bereits versendete Nachrichten in externen Postfächern werden dadurch nicht zurückgerufen oder gelöscht. Die abschließenden Aufbewahrungsregeln des jeweiligen Arbeitgebers sind weiterhin zu ergänzen.
Bewerbungseingang per E-Mail
Firmenadministratoren können ein eigenes Bewerbungspostfach beziehungsweise einen ausschließlich dafür bestimmten Ordner verbinden. Unterstützt sind aktuell IONOS, STRATO, GMX, WEB.DE und Gmail mit einem vom Konto erlaubten App-Passwort. Microsoft 365 benötigt noch eine gesonderte OAuth-Anbindung. Nach erfolgreicher Einrichtung wird der gewählte Ordner etwa alle fünf Minuten auf neue Nachrichten geprüft. Bestehende Nachrichten werden bei einer neuen Verbindung nicht rückwirkend eingelesen. Alle neuen Nachrichten im gewählten Ordner können übernommen werden; eine automatische sichere Unterscheidung zwischen Bewerbung und anderer Nachricht wird nicht zugesichert.
Die Verbindung verwendet TLS. Postfachzugangsdaten werden auf dem SPG-Server verschlüsselt gespeichert; der hierfür benötigte Schlüssel wird getrennt von der Datenbank gehalten. Die Anwendung liest Nachrichten, verändert aber weder deren Gelesen-Status noch löscht sie Nachrichten beim Anbieter. Sie speichert Kopien von Nachricht, Absender, Betreff und Anhängen im jeweiligen Firmenbereich. Unterstützte Dokumenttexte werden auf dem SPG-Server ausgelesen, ohne Übermittlung an einen KI-Anbieter. Angaben sind Vorschläge, die vor der Übernahme als Bewerbung geprüft und korrigiert werden. Die Übernahme eines Geburtsdatums ist standardmäßig ausgeschaltet.
Der Firmenadministrator kann den Abruf pausieren oder die Verbindung entfernen. Beim Entfernen wird das hinterlegte Postfachgeheimnis aus der aktiven Datenbank gelöscht; bereits importierte Nachrichten und vorhandene Sicherungen werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Nachrichten über 10 MB werden nicht regulär importiert und als Problem angezeigt. Der Arbeitgeber muss Berechtigung, Zweck, Rechtsgrundlage und Löschung für den eigenen Bewerbungseingang festlegen. Die Aktivierung durch einen Administrator ersetzt keine Rechtsgrundlage für Bewerberdaten.
Lokale Dokumentprüfung
Original-E-Mails werden vor dem Import, extrahierte Anhänge vor der Speicherung und vorhandene Originaldateien vor dem Download auf bekannte Schadsoftware geprüft. Personalakten-Uploads werden ebenfalls vor der Speicherung geprüft. Die Prüfung erfolgt in einem getrennten Dienst auf unserem Hetzner-Server; Dokumentinhalte werden hierfür nicht an einen externen Online-Scanner übertragen. Ein separater Aktualisierungsdienst lädt Virensignaturen. Bei einem Fund, verschlüsselten oder nicht vollständig prüfbaren Dateien, veralteten Signaturen oder einem Ausfall bleibt die Freigabe gesperrt. Betroffene E-Mail-Nachrichten bleiben beim Postfachanbieter unverändert; bei einem Fund wird der Abruf pausiert. Eine unauffällige Prüfung garantiert keine Freiheit von unbekannter Schadsoftware. Personalakten bleiben für fiktive Testunterlagen vorgesehen.
Termine, Aufgaben und Vertragsentwürfe
Im jeweiligen Firmenbereich speichern wir Aufgaben, zuständige Benutzer, Fälligkeiten, Gesprächstermine, Orte oder Videolinks und interne Notizen. Kalenderdateien werden nur auf Wunsch heruntergeladen; die Anwendung versendet keine Gesprächseinladungen automatisch. Interne Gesprächsnotizen sind nicht Bestandteil der Einladung oder Kalenderdatei. Nach ausdrücklicher Bestätigung durch einen berechtigten Administrator können Bewerbername und Position in ein Mitarbeitendenprofil sowie eingegebene Beschäftigungsdaten in einen Vertragsentwurf übernommen werden. Es wird keine Einstellung durch die KI entschieden und kein Vertrag automatisch unterschrieben.
6. Dienstleister und Premium-KI
Für Hosting wird Hetzner, für den Versand von Eingangsbestätigungen IONOS eingesetzt. Die aktivierte Premium-Funktion zur Erstellung von Stellenentwürfen sendet die vom Benutzer eingegebene Stellenbeschreibung an die OpenAI-API. Sie trifft keine Einstellungsentscheidung. Bitte dort keine Bewerberdaten oder sonstigen vertraulichen Personendaten eingeben. Eine automatische Übermittlung von Bewerbungsakten an die KI ist in dieser Funktion nicht eingebaut. Empfänger-Vertragsdaten, mögliche Drittlandübermittlungen und die hierfür erforderlichen Garantien sind für die endgültige Datenschutzerklärung noch zu prüfen. Eine ausschließliche EU-Verarbeitung durch den KI-Anbieter wird nicht zugesichert.
KI-Entwürfe für Bewerbernachrichten
Berechtigte Premium-Nutzer können einen Nachrichtenzweck und selbst eingegebene fachliche Stichpunkte nach ausdrücklicher Freigabe an OpenAI senden. Bestehende Nachrichten, Namen, Kontaktdaten und Bewerbungsakten werden nicht automatisch übermittelt. Personenbezogene und vertrauliche Inhalte sind vorab zu entfernen; die zusätzliche Erkennung einiger Identifikatoren ist keine vollständige Anonymisierung. Der Vorschlag wird erst nach eigener Prüfung in den E-Mail-Entwurf übernommen. Der Versand verlangt eine gesonderte Bestätigung und verwendet das eingerichtete Firmenpostfach. Die KI sendet keine Nachricht und trifft keine Einstellungsentscheidung. In der Anwendung werden KI-Eingaben und Antworten nicht dauerhaft als Gespräch gespeichert. Benutzer, Zeitpunkt, Funktion und Bewerbungsbezug sowie ein Nutzungszähler werden protokolliert. Der API-Aufruf nutzt store: false; dies ist keine Garantie vollständiger Löschung beim Anbieter. Die offenen Empfängervereinbarungen und gegebenenfalls erforderlichen Drittlandgarantien gelten auch für diese Funktion.
Vertragsversionen, Angebote und Prüfvermerke
Firmenadministratoren können Angebotsdaten, vermerkte Zusagen und Vertragsversionen verwalten. Vertragsänderungen erzeugen einen neuen lesbaren Stand mit Dokumentkennung, Zeitpunkt und Bearbeiterzuordnung. Bestehende Verträge werden bei Aktivierung nur mit ihrem aktuellen Stand übernommen; frühere Änderungen werden nicht rekonstruiert. Ein Vorlagenprüfvermerk dokumentiert die Angabe der Firma, keine rechtliche Prüfung durch SPG. Der Verlauf ist kein unveränderbares Archiv; bei Löschung eines Vertrags werden seine Versionen mitgelöscht. Eine elektronische Signaturanbindung ist noch nicht aktiv, und es werden keine Dokumente an einen Signaturanbieter übertragen.
Vertragsassistent und freiwillige Premium-KI
Firmenadministratoren können für Vertragsentwürfe Firmenname, Firmenanschrift, Mitarbeitername und Tätigkeit aus den vorhandenen Stammdaten übernehmen, ergänzen und speichern. Angaben, Vorlagentext und Entwurf bleiben als Momentaufnahme im jeweiligen Firmenbereich. Separat geschützte Personalakten werden hierbei nicht automatisch ausgelesen. In Premium können ausschließlich selbst eingegebene berufliche Stichpunkte nach ausdrücklicher Bestätigung an die OpenAI-API gesendet werden. Stammdaten, Vertragstexte und Dokumente werden nicht automatisch mitgesendet. Namen, Privatanschriften und Kontaktdaten dürfen nicht in diesen Text eingegeben werden. Ein zusätzlicher Filter erkennt manche Identifikatoren, garantiert aber keine Anonymisierung. Vorschläge müssen einzeln geprüft und übernommen werden. Die Anwendung speichert den KI-Eingabetext nicht dauerhaft; protokolliert werden Benutzer, Zeitpunkt, Funktion und Bezug zur ausgewählten Person. Ein Firmen-Tageszähler begrenzt die Nutzung. Der API-Aufruf verwendet store: false; dies garantiert keine vollständige Löschung beim Anbieter. Die nachstehenden offenen Punkte zu Empfängervereinbarungen und Drittlandverarbeitung gelten auch hier. Es findet kein automatischer Vertragsversand und keine elektronische Unterzeichnung statt.
Premium-KI zur Gesprächsvorbereitung
Berechtigte Benutzer eines freigeschalteten Premium-Firmenbereichs können selbst eingegebene, zuvor geprüfte fachliche Angaben und Stellenanforderungen an die OpenAI-API senden. Das Formular verlangt vor jeder Übermittlung eine Bestätigung. Es übernimmt keine Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten, Originaldokumente oder internen Bewertungen automatisch. Eine Erkennung bekannter Namen, Kontaktdaten und einiger weiterer Merkmale verhindert bestimmte Eingaben, bietet aber keine vollständige Anonymisierung. Identifizierende oder sonstige sensible Angaben müssen vor dem Senden entfernt werden.
Die KI erstellt eine fachliche Kurzfassung mit Textauszügen, eine Gegenüberstellung von Anforderungen und vorhandenen Angaben sowie Gesprächsfragen. Fehlende Angaben werden als offen behandelt. Ergebnisse sind prüfbedürftige Entwürfe, keine Rangfolge und keine Empfehlung zu Einstellung oder Absage. Sie werden in SPG nicht automatisch gespeichert. Protokolliert werden der Benutzer, Zeitpunkt und die verwendete Funktion; ein Tageszähler begrenzt die Nutzung. Die API wird mit store: false aufgerufen; dies ist keine Zusicherung, dass beim Anbieter keinerlei Aufbewahrung stattfindet. Vor produktiver Nutzung sind insbesondere die Empfängervereinbarungen und gegebenenfalls erforderliche Garantien für Drittlandverarbeitung zu klären.
Support und geführte Einrichtung
Angemeldete Nutzer können zu vorgegebenen Produktthemen KI-Erklärungen abrufen. Bei „Nur Thema erklären“ werden nur das Thema und unsere Produktinformationen an die OpenAI-API übermittelt. Optional können Nutzer nach ausdrücklicher Bestätigung zusätzlich eine selbst eingegebene Produktfrage übermitteln. Bitte keine personenbezogenen oder vertraulichen Angaben eingeben. Eine Erkennung häufiger Kontakt- und Zugangsdaten verhindert manche versehentlichen Eingaben, ist aber keine vollständige Anonymisierung. Es werden keine Bewerberakten, Firmenkonten oder bisherigen Gesprächsverläufe automatisch an die KI übermittelt. Fragen und Antworten werden in unserer Anwendung nicht als Gespräch gespeichert. Die API-Anfrage verwendet store: false; dies ist keine Zusage über sämtliche Aufbewahrung beim Anbieter. Persönliche Checklisten und selbst eingereichte Supportfälle werden auf unserem Server gespeichert. Supportfälle sind für den anfragenden Nutzer und die SPG-Betreuer zugänglich; sie werden nicht an die KI übermittelt. Zur Begrenzung und Nachvollziehbarkeit der Nutzung speichern wir Thema, Zeitpunkt, Benutzerzuordnung, Bearbeitungsstatus und Tokenverbrauch. Die verbindlichen Aufbewahrungsfristen werden noch ergänzt. Der KI-Support führt keine Buchungen oder Vertragsänderungen aus.
7. Cookies, Inhalte und soziale Netzwerke
Die Website verwendet ein notwendiges Anmelde-Cookie. Analyse- und Werbe-Cookies, Tracking-Pixel und eingebettete Social-Media-Feeds sind derzeit nicht eingebaut. Schriftarten und Bilder werden über diese Website bereitgestellt. Hinweise zu Instagram, Facebook und WhatsApp sind keine eingebetteten Tracking-Dienste. Bei ausdrücklich gewähltem Öffnen einer WhatsApp-Nachricht werden die eingegebene Empfängernummer und der geprüfte Nachrichtentext über einen wa.me-Link an WhatsApp/Meta übergeben. Das kann auch einen persönlich freigegebenen Terminlink umfassen. Erst in WhatsApp erfolgt der Versand durch den Benutzer. SPG übernimmt derzeit keine WhatsApp-Antworten und speichert in dieser Funktion keinen Nachrichtenverlauf oder Versandstatus. Diese Funktion erzeugt keinen automatischen Hintergrundkontakt zu WhatsApp. Einzelheiten stehen auf der Cookie-Seite.
Unterlagen nachreichen und erster Arbeitstag
Im eingeschränkten Testbetrieb können berechtigte Firmenbenutzer ausgewählte Bewerbungsunterlagen über einen persönlichen Link anfordern. Der Link gilt sieben Tage und kann gesperrt werden; er ermöglicht nur die Übermittlung fiktiver Testdateien, keinen Download. Der Server speichert einen Hash der Linkkennung. Dateien werden vor Speicherung und Download auf bekannte Schadsoftware geprüft, firmenspezifisch verschlüsselt abgelegt und nur berechtigten Recruiting-Benutzern zugänglich gemacht. Bank-, Steuer- oder Gesundheitsdaten dürfen nicht über diesen Bewerbungslink eingereicht werden. Die Bewerbungslöschung entfernt zugehörige Anforderungen und Dateien aus dem aktiven Datenbestand; Sicherungen sind gesondert zu berücksichtigen. Der Leitfaden für den ersten Arbeitstag liegt im separat berechtigten Personalaktenbereich. Er enthält organisatorische Angaben und Erledigungsstände, keine vorgesehenen Eingabefelder für IBAN oder Steuerwerte. Eine Mitarbeiterübersicht kann lokal heruntergeladen und nach Prüfung persönlich weitergegeben werden. Keine automatische Nachricht oder KI-Verarbeitung dieser Inhalte.
Persönlicher Mitarbeiter-Testzugang
Nach ausdrücklicher Freigabe durch eine berechtigte Personalperson versendet SPG eine persönliche E-Mail-Einladung. Der einmalige Link gilt 48 Stunden; die eingeladene Person bestätigt die Adresse und setzt ihr Passwort selbst. Dieser Zugang verleiht keine Firmenrolle und zeigt nur den eigenen Fragebogen sowie organisatorische Informationen zum ersten Arbeitstag. Fragebogenangaben und Rückmeldungen der Personalabteilung werden firmenspezifisch verschlüsselt gespeichert. E-Mail-Adresse, Zugangszustand und Versandmetadaten werden separat für Anmeldung und Einladung vorgehalten. Zwischenstände und zurückgegebene Korrekturen sind zunächst nur der Person selbst zugänglich. Nach Einreichen prüft die Personalabteilung den Stand oder fordert eine Korrektur an. Bestätigte Stände werden als verschlüsselter Prüfnachweis gespeichert. Es erfolgen keine automatische Übernahme in Verträge oder Abrechnung und keine KI-Verarbeitung. Der Ausbau ist ausschließlich für fiktive Testangaben vorgesehen. Externe Sicherung und abschließende Freigabe für echte Personal-/Abrechnungsdaten stehen noch aus. Abgelaufene Mitarbeitersitzungen werden bereinigt; Einladungen werden 90 Tage nach Ablauf entfernt. Das Entfernen des Mitarbeiterdatensatzes entfernt zugehörige Fragebogen- und Prüfdaten aus der aktiven Datenbank, nicht automatisch aus Sicherungen.
8. Speicherung und Löschung
Das Anmelde-Cookie und die Sitzung laufen nach acht Stunden ab; bei Abmeldung wird die Sitzung beendet. Abgelaufene Sitzungs- und Missbrauchsschutz-Einträge werden bei späteren Anmeldungen bereinigt. Für abgeschlossene Bewerbungen und den freiwilligen Talentpool gelten die oben beschriebenen Abläufe. Die automatische Löschung erfasst den laufenden Datenbestand des Portals. Kopien in externen E-Mail-Postfächern, heruntergeladene Dateien und bestehende Sicherungen werden dadurch nicht automatisch gelöscht. Dafür müssen gesonderte Löschregeln einschließlich des Umgangs mit Wiederherstellungen umgesetzt werden. Auch für nicht zugeordnete importierte Nachrichten, Firmenanfragen und Protokolle sind die abschließenden Regeln noch zu ergänzen. Eine vollständige Löschung über sämtliche Systeme wird derzeit nicht zugesichert. Im Testformular sind fiktive Firmendaten und die eigene E-Mail-Adresse zu verwenden.
9. Ihre Rechte
Nach Maßgabe der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Anfragen zu einer konkreten Bewerbung richten Sie bitte an den jeweiligen Arbeitgeber; wir unterstützen bei der Zuordnung.
10. Noch offene Angaben
Vor der allgemeinen Freigabe werden insbesondere Verantwortlicher, gegebenenfalls Datenschutzbeauftragter, zuständige Aufsichtsbehörde, Empfänger-Vertragsdaten, Rechtsgrundlagen, Drittlandgarantien und Speicherfristen abschließend ergänzt. Diese Hinweise beschreiben den aktuellen technischen Stand, keine abgeschlossene rechtliche Prüfung.